Englisch beherrschen die meisten Bundesbürger heutzutage ausreichend gut – anders hingegen sieht es aus, wenn es sich um professionelles Business Englisch oder das Verfassen von Geschäftsbriefen und E-Mails auf Englisch handelt. Unzählige Stolperfallen erschweren das Verfassen – häufig ist uns dabei gar nicht unbedingt bewusst, worin genau die Herausforderungen liegen.
Wie also schreibt man einen Geschäftsbrief oder eine geschäftliche E-Mail auf Englisch und was sollten Sie dabei unbedingt im Hinterkopf haben? Wie sieht die korrekte Anrede im britischen und amerikanischen Englisch aus und wie gelingt ein guter Abschluss? Eine ausführliche Anleitung für Geschäftsbriefe und E-Mails auf Englisch sowie Vorlagen, Vokabeln und Phrasen finden Sie hier.
Wenn Sie Unterstützung beim Verfassen Ihrer Geschäftskorrespondenz auf Englisch benötigen oder ein professionelles Lektorat Ihrer Texte, dann können Ihnen die Fachexperten für viele verschiedene Sprachen weiterhelfen.
Geschäftskorrespondenz auf Englisch – gewusst wie
Geschäftskorrespondenz ist auch im Englischen anders als privater Schriftverkehr – sie ist sachlich und formal. Bestimmte Ausdrücke, die in einer privaten E-Mail toleriert werden oder im persönlichen Gespräch verwendet werden, sind in geschäftlichen Briefen tabu.
Die englische Sprache bietet eine große Vielfalt an Ausdrucksweisen und entsprechenden Formulierungen – die richtige Wahl für den passenden Ton und Ausdruck fallen da manchmal schwer.
Verzichten sollten Sie vor allem auf umgangssprachliche Ausdrücke, komplizierte Satzkonstruktionen und Abkürzungen. Auch Füllwörter oder sehr beschreibende, bildhafte Begriffe werden vermieden. Höflichkeit und klare Aussagen sowie eine übersichtliche Struktur sind die drei Grundpfeiler für professionell formulierte Geschäftsbriefe oder E-Mails auf Englisch.
Wer auf Nummer Sicher gehen möchte, findet untenstehend eine gute Übersicht über gängige Formulierungen sowie ein entsprechendes Musterschreiben.
Muster für einen Geschäftsbrief auf Englisch
Aufbau von Business Englisch E-Mails und Briefen
Anrede & Phrasen im Geschäftsbrief auf Englisch
Wie sprechen Sie den Empfänger an? Falls möglich, sollte der Empfänger namentlich angesprochen werden. Sofern, wie üblich, gesiezt wird, werden weibliche Empfänger mit Ms (Miss) und männliche Empfänger mit Mr (Mister) angesprochen. Die früher häufig verwendete Differenzierung in Miss (unverheiratete Frau, wie das deutsche Fräulein) und Mrs (Mistress – verheiratete Frau), ist heute nicht mehr üblich und sollte besser vermieden werden. Im britischen Englisch werden Ms und Mr ohne, im amerikanischen Englisch mit Punkt geschrieben (Ms. und Mr.).
Nach der Anrede kommt die Einleitung, bei der das Thema oder der Anlass des Schreibens dargestellt werden. Je nach Betreff und Anlass können Sie verschiedene Vokabeln, Phrasen und Redewendungen verwenden, um Ihr Schreiben einzuleiten. Unabhängig davon, welcher Einstieg gewählt wird – der erste Satz beginnt mit einem Großbuchstaben.
Im Hauptteil wird nun das eigentliche Anliegen explizit beschrieben, im Anschluss folgt ein abschließender Satz sowie das Bedanken. Der Brief endet mit der Verabschiedung und einer Unterschrift, dem Namen des Absenders und einem Hinweis auf eventuelle Anhänge oder Anlagen.
Schreibstil, Formulierungen & Phrasen in Business Englisch
Welche Business Englisch Phrasen und welcher Schreibstil in einer professionellen E-Mail angebracht sind, hängt vom Thema, Anlass und Ihrem Verhältnis zum Empfänger ab. Auch gibt es je nach Branche sehr unterschiedliche Vorlieben bezüglich des Stils und der Formalität. Generell jedoch gilt, das schriftliche Kommunikation besonders in Briefen auch im Englischen zu einem Großteil aus standardisierten Ausdrücken und Stilisierung besteht. Im E-Mail-Verkehr hingegen ist der Umgangston häufig etwas weniger formal – insbesondere dann, wenn Sender und Empfänger sich bekannt sind oder das geschäftliche Umfeld eher informell ist.
Generell gilt, dass komplizierte Satzkonstruktionen oder undeutliche Formulierungen vermieden werden sollten. Der Verfasser konzentriert sich am besten darauf, sein Anliegen sachlich und präzise, aber möglichst nicht zu viel Raum einnehmend zu beschreiben.
Das Bedanken am Ende des Schreibens ist ein sehr wichtiges Element in englischsprachigen E-Mails und Geschäftsbriefen. Hierauf sollte besser nicht verzichtet werden. Bei der Verabschiedung hat der Absender mehrere Formulierungsmöglichkeiten. Einige Beispiele finden Sie in der untenstehenden Vokabel- und Phrasenliste.
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Die Grußformel – gekonnt bedanken und verabschieden
Das Bedanken am Ende des Schreibens ist ein sehr wichtiges Element in englischsprachigen E-Mails und Geschäftsbriefen. Hierauf sollte besser nicht verzichtet werden. Bei der Verabschiedung hat der Absender mehrere Formulierungsmöglichkeiten. Einige Beispiele finden Sie in der untenstehenden Vokabel- und Phrasenliste.
Liste mit wichtigen Phrasen
| Anrede in Brief oder E-Mail | |
| Dear Mr, Ms NAME | Sehr geehrte/r Herr/Frau NAME |
| Dear Sir / Dear Sirs | Adressat(en) männlich, unbekannt (brit. Englisch) |
| Dear Sir or Madam | Sehr geehrte Damen und Herren (Formell, wenn Name und Geschlecht des Empfängers unbekannt) |
| Ladies and Gentlemen | Geschlecht unbekannt (amerik. Englisch), wird seltener genutzt |
| To whom it may concern | Sehr geehrte Damen und Herren (Sehr formell, wenn Name und Geschlecht des Empfängers unbekannt) |
| Hi NAME | Hallo NAME (wenn man sich duzt) |
| Dear NAME | Liebe/r (wenn man sich duzt, etwas formeller) |
| Betreff in Brief oder E-Mail | |
| With reference to | In Bezug auf |
| I am due to/ I am to … | Ich habe vor/ Ich muss … |
| We are writing to you regarding… | Wir schreiben Ihnen bezüglich… |
| I hope to / I intend to … | Ich hoffe/ Ich habe vor … zu … |
| We are pleased to inform you that … | Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass … |
| Thank you for your letter of November 5th | Danke für Ihren Brief vom 1. Februar |
| I am writing to … | Ich schreibe um … zu … |
| … inquire about | um nachzufragen |
| … on behalf of… | im Namen von… |
| … confirm | um zu bestätigen |
| … apologize for | um mich/uns dafür zu entschuldigen, dass |
| Um etwas bitten | |
| Could you possibly …? | Könnten Sie vielleicht … (sehr höflich) |
| Would you mind if… | Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen, wenn… (sehr höflich) |
| I would be delighted to … | Ich wäre sehr erfreut … (sehr höflich) |
| Would you please send me… | Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden… (höflich, aber etwas direkter) |
| Bedauern & Absagen | |
| Unfortunately | Leider/Bedauerlicherweise |
| I am afraid that … | Ich fürchte, dass … |
| We are sorry to inform you that… | Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass… |
| Bedanken | |
| We wish to thank you for … | Wir möchten uns bei Ihnen dafür bedanken, dass … |
| Thanking you in advance… | Vielen Dank im Voraus… |
| Thank you for … | Vielen Dank für … |
| … your understanding | … für Ihr Verständnis |
| … your cooperation | … für Ihre Zusammenarbeit |
| … having placed your trust in us | … das Vertrauen, das Sie in uns gesetzt haben |
| … placing your order with us | … dass Sie uns den Auftrag/ die Bestellung erteilt haben |
| Eine Anfrage stellen | |
| Please confirm whether/if … | Bitte bestätigen Sie, ob … |
| According to our records… | Laut unseren Unterlagen… |
| Please inform me … | Bitte teilen Sie mir mit … |
| Anhänge in der E-Mail | |
| Please find attached / enclosed … | (E-Mail) Angehängt ist … |
| Attached you will find | Im Anhang befindet sich… |
| Schlusssatz | |
| Please contact us again if … | Nehmen Sie bitte wieder Kontakt mit uns auf, falls … |
| … we can help in any way | … wir Ihnen irgendwie weiterhelfen können |
| … there are any problems | … falls Sie irgendwelche Probleme haben |
| Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. | Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. |
| I look forward to … | ich freue mich darauf |
| … hearing from you | … von Ihnen zu hören |
| … working with you again | … wieder mit Ihnen zu arbeiten |
| … meeting you in person | … Sie persönlich zu treffen |
| Thank you for your help in this matter. | Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit. |
| Abschiedsformel | |
| Yours sincerely | Mit freundlichen Grüßen (wenn der Empfänger namentlich bekannt ist) |
| Yours faithfully | Mit freundlichen Grüßen (wenn der Empfänger nicht bekannt ist) |
| Best wishes | (bei Freunden und engeren Geschäftskontakten) |
| Kind/Best regards | Beste Grüße |
Geschäftliche Kommunikation – selbständig oder durch einen Profi
Geschäftliche Kommunikation kann einige Tücken und Herausforderungen mit sich bringen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann sich einen professionellen Übersetzer oder ein Lektorat zur Hilfe holen.
Im Fall von Verhandlungen, Fachübersetzungen oder Kommunikation, deren Inhalt englische Fachbegriffe erfordert, sollte ein Profi konsultiert werden. Bei rechtlichen Angelegenheiten oder wichtigen vertraglichen Inhalten ist dies sogar die einzige Alternative.
Brauchen Sie Unterstützung beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz auf Englisch oder brauchen Sie ein qualifiziertes Lektorat? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.
